セッション：ファシリテーションでプロジェクトが成功する！

近年、さまざまな業界でプロジェクト運営を牽引する「ファシリテーション」の重要性が注目されています。ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズの高田豊は、ファシリテーションを「会議、プロジェクトなどにおいて、グループをゴールへ導く一連のプロセスであり、基礎的なスキル」と定義します。そして、会議を取りしきるファシリテーターは、参加者を導き、支援する役割であり、主体はあくまで会議の参加者であること。また、グループで仕事をする限り、ファシリテーション技術の応用機会は無限にあると解説しました。

では、効果的なファシリテーションを行うには、どのようにすればいいのでしょうか。
「まず、ファシリテーターは、会議の目的やアジェンダを確認する、参加者へ発言を促す、意思決定を行うなど、会議の議事・運営のすべてを担当します。ファシリテーターの特徴的なこととして、立ったまま行うことがあげられます。立つことによって参加者の表情がよくわかり、参加者の意思や場の状態を読み取ることができるようになるからです」

また、会議の進め方やツールも重要である、と高田は強調します。
「まず、会議の目的、アジェンダ（進め方）を必ず共有するようにします。目的をはっきりさせることで参加者のマインドがセットされ、どういう発言をすべきかがわかります。これを冒頭に行うことで、目的と外れた発言が会議中に起りにくくなります」

フリップチャートやホワイトボードを用いて、議論を「可視化」する事もファシリテーターの重要な役割です。論点や議論の構造をスクライブ（記述）することにより、議論のすれ違いや堂々巡りを防ぎ、短時間でブレのない意思決定につながります。

「ToDoリスト」の活用もファシリテーションを進めるうえで外せません。ファシリテーターは、会議前に課題内容、担当、期限だけが書かれたToDoリストを壁に貼っておきます。会議中に出てきた課題をその場でToDoリストへ書き込むことで、参加者全員が課題を認識します。担当と期限は空欄にしておいて、また本題へ戻る。これを繰り返すことにより、「重要だが今すべきでない議論」に時間を費やすことを防ぎます。そして、会議の最後に担当者と期限を決めます。

「このToDoリストは、課題が解決するまで貼りつづけます。初めは負担に感じる参加者も多いかもしれませんが、期限内に課題をこなしていくと、経験したことのないようなスピードで確実に物事が前に進むため、ToDoリストの利用が癖になります。シンプルだけど強力な仕組みです。ぜひ活用してください」

ファシリテーション技術は、プロジェクト運営にも大きく貢献します。「プロジェクト計画を立案する際にも「目的と進め方」を常に意識して具体的な作業計画にブレイクダウンし、必要な場合は数週間分の会議予定を事前に決定します。日々の会議の目的を達成しつづける事によりプロジェクト自体のゴールが達成される仕組みを事前に準備するのです。また、プロジェクト運営中の課題解決の際には「課題発掘⇒情報収集と意思決定プロセスの決定⇒意思決定とタスクへのブレイクダウン⇒タスク実施」のサイクルを早く・確実に回すことを意識して運営を行います。いずれも、会議のファシリーテーションを行う際のプロセスや思考ロジックを応用している訳です。」

「先述したポイントを会議に取り込むだけで会議のスピードと質が大きく変わり、結果としてプロジェクトの成功確率は大きく向上します。ただし、最初は私どものようなプロと一緒にファシリテーションを始めた方が効率がいいのも事実です。関心のある方は、ぜひお問い合わせください」