2011年6月20日掲載

ユーザー事例

社団法人 日本女子プロゴルフ協会 様

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協会だけでなく選手や主催者側にもメリットをもたらす仕組みを検討

従来、選手がツアーにエントリーするプロセスは、事務局スタッフが作成した有資格選手のリストに基づき、主催者側が開催7週間前に大会資料を選手へ送付、選手は資料に同封されたハガキかFAX用紙で出場・欠場の意向を事務局に申請。これを事務局が承認することで出場選手が確定するというものでした。また、この承認で有資格選手の欠場が確定すると、出場待機選手が繰り上がりで順次出場資格を獲得します。その場合は、新たに資格を得た選手を事務局が主催者側に連絡し、資料を送付する…という作業を繰り返していました。

この方法で選手側の負担となっていたのが、ハガキやFAX用紙を直接受け取る必要があるということです。例えば、トーナメントツアーの会場から会場へ直接移動する選手にとっては、自宅に届いた資料を移動先まで送ってもらわないと、期日までにエントリーできないという事態が起こってしまいます。また、資料が送付されていない、申し込んだFAXが届いていないといった通信上のトラブルもありました。さらには、選手がエントリーできているか否かを確認したい場合にも、事務局の営業時間内に電話で確かめるという方法しかありませんでした。

大谷 英明氏の写真

「選手からは何とかしてほしいという声が多く届いていましたし、私たち事務局もエントリー業務には煩雑かつ膨大な手間を要していましたから、早く改善したいと考えていました」(大谷氏)

Webエントリーシステムでは、試合ごとの有資格選手が自動的に抽出され、開催7週間前の金曜17時には、選手の登録アドレスにエントリーメールが配信されます。メールを受け取った選手は、携帯電話かパソコンから簡単にエントリーすることができます。さらに最新のエントリー状況が一覧できるため、選手はもちろん、主催者側や事務局もリアルタイムに確認することができます。有資格選手の欠場にともなう繰り上げ処理も自動化しており、新たな有資格選手にエントリーメールが配信されるという仕組みです。

「一番のメリットは、選手が好きな時間、好きな場所からエントリーできて、その状況も確認できるということです。また、エントリーしていない選手に対しては、期日の1週間前と前日にもアラートメールが届くようになっており、これも『うっかり忘れてしまうということがなくなった』と、選手たちから大好評でした」(宮崎氏)

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