掲載日:2005年3月4日

ユーザー事例

ワミレスコスメティックス

代理店営業支援システムを開発、利用開始
−顧客満足を高め、事務効率を向上させるとともに、
蓄積された情報をもとに、サロンでの販売促進につなげる

キーワード

  • 個人情報
  • 顧客満足度向上
  • VPNによる機密保護

課題と目的

  • 代理店に利用されるシステムに
  • 技術や商品のよさを目に見える形でお客様に提供
  • 複雑で手間のかかる事務処理工数を軽減

効果

  • 利用代理店が順次増加
  • 顧客満足が向上
  • 1日以上かかっていた請求処理が1時間程度に軽減

化粧品メーカーのワミレスコスメティックスでは、以前からスタンドアロンの販売管理システムを代理店向けに提供していたが、開発から9年が経過したため、新たに.NETで全面的に再構築を行った。

お客様に製品とフェイシャルケア技術のよさを目に見える形で提供することにより、顧客満足の向上を図る。あわせて、販売や発注、請求管理などを自動化することによって、店舗の事務作業軽減を目指す。

この7月から導入を開始。全代理店約1100店への導入という長い道のりが始まった。

大橋 恭明氏写真

総務部課長
大橋 恭明氏

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顧客満足度を向上させるシステムにすることで利用促進を図る

Q.まず、今回のサービスを適用した業務について教えてください。

サロン展開でフェイシャルケアと化粧品販売を行うというのが当社の一般的な販売形態です。販売員は販売会社に所属し、売上に応じて代理店となり、フェイシャルケアのサロンを持っています。一般の販売員は通常販売会社直営サロン、または代理店サロンで、お客様にサービスを提供しています。登録販売員は約1万1000人、代理店が約1100人を数えます。

今回構築したシステム「WAISIS(ワイシス)」は、この営業の最前線でお客様のサービスや管理、また販売や発注、請求管理などを行うものです。

図:サロン業務の流れ (クリックで拡大)

Q.本システムを導入された目的を教えてください。

まず、お客様へのサービス向上のためのツールにして欲しいというのが第一です。「WAISIS」を使うことによって、なるべく販売員のスキルだけでない均一なサービスを提供できるようにしたいと思いました。

もう一つは、予約管理、売上処理、在庫管理、発注処理などのサロンにおける日常業務の効率を向上させることです。

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9年前のシステムを大幅にバージョンアップ

Q.今回のシステムはバージョンアップだとうかがいましたが。

はい。9年前にやはり日本ユニシスで構築したシステムがありました。今回のシステムはこれを元に大幅にバージョンアップしたものです。当時はまだインターネットが、いまのように普及していませんでしたのでスタンドアロンで、簡単なカルテのようなものはありましたが、現場の事務作業軽減が主な目的でした。

途中でインターネットによる発注ができる機能を付加しましたが、当時はダイヤルアップの時代だったこともあり、利用されたのは一部の方でした。

今回のシステムはこの旧システムを元に大幅に機能強化して、.NETで開発しました。

Q.構築にあたって注意したポイントを教えてください。

今回のシステムを構築するにあたって日本ユニシスにお願いしたのは、
(1) 10年使える
(2) データは一元管理する
(3) 誰でも使えるインタフェースにする
の3点でした。

その結果、スマートクライアント()を使って. NETで構築するという提案をいただきました。これなら技術的にもすぐに陳腐化することはなく、XML Webサービスに対応しているのでデータを一元管理することもできます。また、ブラウザよりも画面を使いやすく作り込めるし、クライアントの処理が軽いので高スペックのパソコンでなくても大丈夫ということだったので、これでお願いしました。

それに当時スマートクライアントはマイクロソフトが提唱しだした頃で、どうせ作るなら最先端のものを使ってみたいという気持ちもありました。

また、万一ネットワークが切れてもサロン業務には支障が出ないようお願いしました。具体的には、領収書の出力とスキンチェックはネットワークが切れても使い続けることができるようにしてもらいました。

  • (注):スマートクライアント:マイクロソフトが提供するリッチクライアントのこと。使いやすいインタフェースを提供しつつ、クライアントの処理が軽く、XML Webサービスに対応する。

Q.開発パートナーとして日本ユニシスを選択された理由を教えてください。

わたしは10年前に当社に転職してきたのですが、その時まだ当社は基幹システムがなかったので、基幹システム構築にあたって、前にいた会社で見知っていた数社の営業担当者に声をかけました。そのうちの一人だった日本ユニシスの営業担当者が、最も信頼できたことからお願いしました。

そこからおつきあいが始まって、小さい仕事は他のソフトウェアハウスが入っているものもありますが、いま基本的には全部日本ユニシスにお願いしています。そういう流れのなかで、今回の仕事もお願いしました。どこかと比べたわけではありません。

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顧客サービス向上と業務効率向上を共にねらう

Q.「WAISIS」の概要を教えてください。

大きく分けると、お客様により満足していただけるよう接客の際に使うシステムと、発注や販売管理を行う業務効率向上のシステムがあります。

まず接客のシステムですが、スキンアナライザー(マイクロスコープ)でお客様の肌の状態をチェックします。これをカルテに蓄積していくことによって、ご自分の肌状態の変化をご確認いただけます。これにより、お客様に当社のフェイシャルケアの技術を含めた製品のよさをわかっていただきたいと思っています。

また、お客様ごとに担当の販売員がいるのですが、お客様が重なったりして担当者が担当できない場合でも、情報が共有化されていれば他の販売員が対応できるようになります。

スキンチェック画面

さらに、Webを使ったシステムにしましたので、当社や販売会社からの情報を即時に発信できます。いままでチラシを作って郵送していたのが、すぐに情報が伝わりますので、タイムリーな情報伝達ができるようになります。将来的にはいろんな情報発信をしていきたいと思っています。

もう一つが、現場の業務を軽減できる仕組みです。お客様の予約管理、商品の販売管理、発注・在庫管理、請求管理などができます。

サロンには複数の販売員が所属していますが、その方たちはすべて独立事業主ですので、商品はサロンオーナーから購入し販売しています。サロンを使用する販売員は商品を代理店から仕入れます。そのためサロンオーナーは月末に各販売員の仕入れに対し請求書を作成するのですが、非常に複雑で、いままで時間を割いていた処理が簡単にできる仕組みを入れています。

このシステムにはお客様と販売員の個人情報が入っているので、この扱いが非常に難しいのです。インターネットを使って一つのメールサーバ上で扱っていますので、セキュリティの問題をみなさん懸念されます。そこで、今回VPNを使って、特定の人しか入れない回線にしました。当社内でも権限のない者は、生のデータを扱えないようにしています。

Q.導入にあたってご苦労などありましたか?

7月から本稼働を始めて、現在40弱の代理店に導入されています。いまは、旧システムの入れ替えなので、前のシステムを動かしながら、新システムと連携させて平行して使いながら、月末に締める際に完全に新システムに移行するという手順を踏んでいます。したがって、デモをしたり、その後のフォローをしたりと相当時間がかかります。

10月からは新規の方に導入していただくフェーズになりますので、ここまでの必要はないと思っています。これからは集合教育をし、ご自宅に持ち帰り復習をしていただく形にする予定です。

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1日以上かかっていた請求書発行が1時間程度に短縮

Q.稼働されてから3カ月近く経ちますが、効果は出てきていますか?

代理店の方にお話をうかがうと、なかなか好評のようです。見たことがないものが置いてあるので、お客様が興味を持ってくださり、「それは何?」というところから話が弾んでいるようです。

また、月締めの請求処理が、毎日の処理を行っていさえすれば、簡単にできるようになりました。いままでこれは手作業だったので、伝票を全部ひっくり返して、一から計算すると1日、2日かかっていました。これが確認の作業を含めても、1時間程度で終わるようになりました。

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全代理店約1100店への導入を目指す

集合写真

Q.これから各代理店に徐々に広げていかれるわけですね。

そうです。いま動いているのは40弱です。10月からは本格的に新規も進めていきますが、我々の体制ではどんなに頑張っても、月に20〜30店舗に出していくのがやっとです。ですから、1年間で200〜300ですね。それでも全代理店となると3年くらいかかります。代理店数も増えていきますので、どこで終わりということはないですね。しかしとにかく全代理店の方々に使っていただくのが最終的な目標です。

Q.今後この「WAISIS」を発展させるご予定などありましたらお聞かせください。

肌状態のチェックは、今回マイクロスコープで肌のキメやシワ、シミなどの状態をチェックできるにとどめましたが、油分や水分もわかるようにとか、お勧め化粧品が出てくるようにとか、いろいろ意見もあります。やってできないことはないのですが、やることによって設備投資がかかってしまいます。直営サロンであれば、これだけ投資してという計算も簡単なんですが、代理店の方にご負担いただかなければなりません。

そのあたりも考えなから、今後の展開を考える必要があります。しかし決してこれが最終形とは思っていませんので、まずは使っていただきご要望をうかがいながら、進化させていきたいと思っています。

化粧品を単体の商品として提供するだけでなく、サロンでのカウンセリングやフェイシャルケアを通して、トータルに美を提供。全国に約1,000店舗のサロンを代理店として認定し、幅広い女性の支持を得ている。

ワミレスコスメティックス株式会社
http://www.wamiles.co.jp/

日本ユニシスの.NETソリューション
http://www.unisys.co.jp/dotnet/

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※本事例に掲載された情報は、取材時点のものであり、変更されている可能性があります。なお、事例の掲載内容はお客様にご了解いただいておりますが、システムの機密事項に言及するような内容については、当社では、ご質問をお受けできませんのでご了解ください。

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