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マイクロソフトプロダクト

事例紹介

三井住友海上メットライフ生命保険株式会社様

【導入の背景】業容拡大にともなう従業員数の増加とともに情報活用基盤の整備が喫緊の課題に

  • 個人年金保険の窓販分野No.1企業をめざして
2001年9月、三井住友海上グループと米国の大手生命保険会社メットライフ社との合弁によって設立された三井住友海上メットライフ生命保険様。同社は「個人年金は、未来への贈りもの」というコーポレートメッセージのもと、三井住友海上グループが培ってきた信頼力やお客様への対応力とメットライフ社の商品開発力を活かして、個人年金保険の窓販分野におけるNo.1企業をめざしている。
これまでの同社のIT投資は、主に基幹系システムの構築・整備に振り向けられてきた。しかし、業容の拡大によって従業員数が増加するのにともなって、社内の各部門から「情報共有をスムーズかつ確実に行えるシステムが必要」という要望が寄せられるようになった。
  • スムーズで確実な情報共有基盤の整備を推進
従来、同社ではMicrosoft® Exchange Serverを用いたメールシステムを活用し、担当者が伝えたい要件や必要な添付資料をメールで相手に送信する情報伝達手段を採用してきた。
岩中 雄次氏の写真
「当初、従業員の数が少ないうちは、こうした通常のメールシステムでも対応できたのです。しかし従業員数が200名を超える規模になると、従業員の間から“膨大な受信メールに埋もれて重要なメールを見落としてしまう”“必要な情報を探すのに手間がかかる”“メールボックスが圧迫される”といった問題を指摘する声が高まってきたのです」
こう語るのは、IT推進部 次長 運用グループ長の岩中雄次氏だ。

また、同社では、業務において必要となる各種の規程集・マニュアルや帳票などのドキュメント類については、これらをファイルサーバに格納して必要な時にダウンロード・閲覧できる仕組みを採用していた。しかし、このシステムにも検索性などの面で課題があり、必要なドキュメントを探すのに時間がかかるといった利用者の不満が高まりつつあった。

「このように“必要な情報を的確なタイミングで伝達・共有化できない”という状況は、従業員の業務効率や生産性を低下させます。そこで、情報のスムーズで確実な伝達・共有化を図るために、新たな社内情報活用基盤の整備を進めることになったのです」(岩中氏)

【選定理由】Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)の柔軟性を高く評価。日本ユニシスのきめ細やかな対応も大きな安心感に

  • インタフェース設計や権限管理の柔軟性を評価
社内情報活用基盤の構築にあたり、三井住友海上メットライフ生命保険様では、新システム導入までの工期短縮を大きな目標の1つに据えた。そこで、実際に構築作業が始まってからの修正を最小限に抑えるため、まず必要な要件の洗い出しと整理を綿密に実施した。

「要件定義にあたっては親会社である三井住友海上火災保険の社内ポータルを研究しました。例えば、ユーザーインタフェースではどんな工夫をしているのか、ドキュメントはどのように整理分類しているのかなどを1つひとつ検証し、当社に必要な機能などをピックアップして要件を固めていきました」(岩中氏)

こうした過程を経て、同社では3社のベンダに提案を依頼。そのなかから情報統合基盤としてEIP(企業情報ポータル)構築などに数多く採用されている『Microsoft Office SharePoint Server 2007(MOSS)』の活用を提案した日本ユニシスをパートナーに選定した。

その理由をIT推進部 課長代理 運用グループの上野紀久氏が説明する。
「いち早く立ち上げるためにパッケージ製品の導入を考えていました。各社の提案内容を詳細に比較検討した結果、インタフェース設計や権限管理などの柔軟性の面でMOSSが適当だと判断しました。また、日本ユニシスは、MOSSを活用したEIPの構築で多くの実績があり、その点が大きな安心感につながりました」
  • 安心感を生む細やかな対応とレスポンスの早さ
今回のシステムの要件のなかには、画面のレイアウトやドキュメントの管理ルールなどについてさまざまな工夫が盛り込まれていた。一般に、パッケージ製品はカスタマイズすることは難しいものだが、MOSSはパーケージとミドルウェア両方の特徴を併せもった「ハーフハンドメイド」製品という特長も備えており、こうした要望にも柔軟に応えることができる。

また、従来から使用していたActive Directory®との親和性や、従業員が使い慣れているMicrosoft WordやMicrosoft Excel®などのアプリケーションとの違和感のない操作性も選定のポイントとなった。
上野 紀久氏の写真
「私たちが要望を提示すると、すぐ担当のSEが駆けつけて具体的な対応方法を解説してくれました。また、要件を満たすことが難しい時は、その理由をしっかりと説明して次善の策を提案してくれました。こうした対応のきめの細かさやレスポンスの早さには、本当に感心しましたね」(上野氏)

【導入の効果】“知らせたい”情報を確実に伝える環境を整備し、業務効率の向上と情報ガバナンスの強化を実現

  • 情報発信と閲覧についての厳密な承認・権限設定を実施
2007年8月、三井住友海上メットライフ生命保険様と日本ユニシスの共同による社内情報活用基盤の構築プロジェクトがスタート。4カ月という短期間のうちに完成・稼働を果たした。
情報統合基盤を構築するうえでもっとも重要となるのは、情報発信やドキュメントの掲載、また閲覧に関する承認や権限設定を厳密に設定することにある。とりわけ多くの個人情報や機密情報を取り扱う金融機関にとって、これらのセキュリティ対策・情報ガバナンスの徹底は重要な社会的責任でもあるからだ。そこで三井住友海上メットライフ生命保険様の情報活用基盤においては、情報の発信・公開に関する十分なチェック体制を実現。情報発信の権限を付与された担当者がMOSS上に情報やドキュメントをまず仮登録し、情報を一元管理するサイト管理者がこれを確認・承認した場合のみ、閲覧権限をもつ従業員にその内容が公開されるフローとした。

一方、ドキュメントの管理は、「経営」「コンプライアンス」「リスク管理」「CS・苦情対応」などに関する各種規程集やマニュアル、「総務」「人事」「経理」などに関する帳票類を、それぞれカテゴリー別に分類して格納。そのカテゴリーを社内ホームページ画面で一覧できるようにした。商品を販売する銀行や証券会社などに配布する募集関係の帳票類なども今後一覧に追加していく。さらに、社内に周知徹底させたい「お知らせ」や、経営情報、人事異動通知といった情報を掲載したほか、業務アプリケーションへのリンクも設置した。
  • 使い勝手がよくユーザーの業務効率が向上
このように、新システムでは、情報やドキュメントがホームページ画面上に整合性のとれた形で分類・掲載されているため、視認性が高まって迅速な検索・アクセスが可能になった。また、掲載される情報やドキュメントを担当部門が一元管理することで情報ガバナンスも一層強化された。
「実感としては、情報へのアクセススピードが非常に早まり、実際、従業員による情報活用もかなり進んでいると思います。それから、とにかく使い勝手がいいですから、業務効率の向上にもつながっているのではないでしょうか」(岩中氏)

また、IT推進部 課長代理 運用グループの松浦真一郎氏は「従業員に必ず読んでほしい『お知らせ』へのアクセスログを解析したところ、非常に多くのユーザーがアクセスしていることがわかりました。会社が伝えたい情報の浸透も図られていると思います。これだけの成果が得られれば、プロジェクトは成功したといえるでしょう」と話す。
松浦 真一郎氏の写真

【今後の展望】部門レベルでの基盤活用が着実に進行。営業力をはじめ会社全体のレベルアップに期待

  • 他のシステムとの連携による業務フローの効率化も視野に
今後、三井住友海上メットライフ生命保険様では、MOSSを活用した次なる展開を検討している。その1つが営業ツールとしての活用である。社内情報活用基盤に営業部門の専門ページを設けて商品PR用のビデオなど掲載し、営業担当者がお客様先でノートPCを使って商品紹介ができる仕組みの検討を進めている。

「MOSSにはHTMLなどの知識がなくても誰でも簡単にホームページを立ち上げられる機能があります。またActive Directoryとも連携しているため、こうした活用方法も容易に実現できます。社外で利用するノートPCには、セキュリティ面からも重要なデータを格納しておくことはできませんから、インターネットVPNを経由したWebベースで情報や資料が取り出せるシステムは非常に利用価値が高いと思います」(松浦氏)
システムを使った業務シーン
このほかにも、コンプライアンス関連の部署がページを作成して、スタッフ教育用のビデオやテキストを掲載したり、アンケートを実施したりと、教育・研修ツールとしても活用されている。

「日本ユニシスには、今、情報系とは別に業務システムの提案をお願いしています。現状、MOSS上のドキュメントは最終的にプリントアウトして紙ベースで活用されていますが、今後は業務システムなどと連動させ、すべてのフローをMOSS上で実施することで業務の効率化が図れないかと検討しています。私たちIT推進部は複数の拠点に分かれているので、まず拠点間のやりとりを完全に電子化する試みを計画しています。日本ユニシスは、要件定義書の内容1つをとってもそうですが、非常にきめ細かに対応してくれるベンダだと評価しています。これからもさまざまな場面でお力添えいただきたいと思います」(岩中氏)

【事例のポイント】

三井住友海上メットライフ生命保険様では、「重要な情報が見落とされる」「必要な情報を探すのに手間がかかる」という状況を改善し、確実な情報伝達とスムーズな情報共有を図るために、『Microsoft Office SharePoint Server 2007(MOSS)』を活用して社内情報活用基盤を構築した。この事例のポイントは以下の通り。
  • 早期の立ち上げをめざしていたこともあり、インタフェース設計や権限管理などに柔軟性があるMOSSを情報統合基盤として採用。Active DirectoryやExchange Serverとの親和性や、WordやExcelと違和感のない操作性を実現していることも選定のポイントに
  • “知らせたい”情報をタイムリーかつ確実に伝えるシステム環境を整備
  • 規程集やマニュアル、帳票などが整合性のとれた形で格納されているため、ドキュメントの検索がスムーズに。従業員の業務効率や生産も向上
  • 情報発信やドキュメント掲載・閲覧に関する承認や権限設定を厳密に設定し、情報ガバナンスを強化
  • 業務フローの効率化をめざして、業務システムなどとの連携も視野に
システム概要図

*Microsoft、Microsoft Office、SharePoint、Active Directory、Excel、Internet Explorerは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

*その他記載の会社名および商品名は、各社の商標または登録商標です。