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Foresight in sight

働き方改革 with ICT Connected Work®

"脱ハンコでテレワークを推進する" Uni-ContRact®

紙の煩雑な契約プロセスを「Uni-Contract」がまとめてデジタル化
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脱ハンコ&ペーパーレスの契約プロセスをUni-ContRactが実現

Uni-ContRact(ユニコントラクト)は、契約承認と締結のプロセスをデジタル化・オンライン化するサービスです。

新型コロナウイルスの流行に伴い、オフィスへの出勤や紙の資料を前提とした働き方に、見直しが迫られています。
特に課題としてあげられるのが、取引先との契約締結プロセスです。
社内照査、印刷、製本、署名・押印、郵送などアナログな工程が多く、時間とコストを消耗しがちです。

なかでも、契約書に署名・押印するためだけに出社する「ハンコ出社」問題が取り上げられるなど脱ハンコ・ペーパーレス化による契約プロセスの刷新は、働き方改革や業務のデジタル化・テレワーク化を推進する上で、重要なポイントとなっています。

Uni-ContRactを利用すれば、社内のワークフローシステムと社外向けの電子契約サービスをシームレスに連携させることができます。
社内照査から契約書の作成・署名・押印、取引先への送付、回収後の契約書管理といった契約締結プロセスがオンライン上で完結できるようになり、業務効率を高めるとともに契約プロセスの脱ハンコ・ペーパーレス化を促進します。

ワークフローシステムと電子契約サービスをシームレスにつなぐ

企業間で契約を結ぶプロセスは、社内照査~契約書作成を行う社内プロセスと、契約書の送付・押印を行う取引先とのプロセスに分けられます。
関連する業務システムとして、前者はワークフローシステム、後者については電子契約サービスが存在します。

ワークフローシステムは既に多くの企業に普及していますが、ワークフローシステム内で社内照査が完了しても、本紙作成~押印~取引先への送付と回収といった紙を前提にした作業が続き、収入印紙代や郵送料といったコストも発生します。

また、こうした「紙」と「ハンコ」に代わる手段として存在するのが電子契約サービスですが、通常、社内のワークフローシステムと分断されており、社内照査完了後に担当者が電子契約サービスに同じ契約内容を別途登録し取引先との署名の為のやりとりを行うといった非効率な部分が残っています。

Uni-ContRactを導入することで、ワークフローシステムと電子契約サービスの連携が可能になり、契約照査~締結プロセスのデジタル化・オンライン化が完成します。
Uni-ContRactによる連携により、ワークフローシステムで登録した情報が電子契約サービスに自動で反映され、社内での契約照査から、取引先との契約締結、契約関連書類の保存まで、本紙作成や別々のシステムへのログインも必要なく効率よく業務を進められます。
ワークフローシステムで社内照査が完了した後、本紙作成・押印・取引先への送付、回収といった紙での業務やそのための出社が発生します。
Uni-ContRactを利用すれば、ワークフローシステムでの社内照査から、取引先との電子契約締結、契約関連書類の電子保存まで出社の必要なくシームレスに完結します。

電子契約サービスとワークフローシステムとは

Uni-ContRactの連携対象となる電子契約サービスとワークフローシステムが、それぞれどのような役割を担っているのか、もう少し詳しく見ていきます。

社外取引に必要なハンコをデジタルに置き換える電子契約サービス

契約プロセスの脱ハンコ&ペーパーレスが進む中で大きな注目を集めているのが、オンライン上で契約手続きを行う電子契約サービスです。
電子文書(PDF)にハンコ代わりの電子署名を付与して契約締結を進める仕組みです。
オンライン上でやりとりするため、契約書データを受け取る側もWebブラウザー以外の特別なアプリケーションは必要なく、容易に導入することができます。

電子契約のメリットは、大きく分けると以下の3つが挙げられます。
契約締結までの時間を短縮
これまで紙の書類で印刷・製本・押印・送付していたやりとりが、PDFのアップロードとオンラインシステム上で完結するため、1~2週間はかかっていた契約の締結が、わずか数分で終わることもあります。
印紙税などのコストを削減
契約書の送付に不可欠な郵便料はもちろんのこと、高額取引で頭を悩ませる印紙税も電子契約では不要に。高額な印紙を頻繁に用いる企業では、電子契約サービスの導入は大きなコスト削減につながります。
セキュリティの強化に貢献
データはクラウド上に保存されるため、外部への流出や紛失、災害時の汚損といった懸念を解消。また、電子署名により契約書の改ざんが極めて困難になるため、紙よりも高レベルなセキュリティを担保します。
 
Uni-ContRactで連携対象となる電子契約サービスは、DocuSignやAgree、WAN-Signなど(対応する電子契約サービスは順次追加予定)で複数の電子契約サービスと連携も可能で、取引先や契約内容によって電子契約サービスを切り替えるといった使い方にも対応します。
電子署名の法的有効性
裁判等における電子契約サービスの有効性を不安視されることがありますが、電子署名法により、電子署名された電子文書には、紙の契約書と同等の法的証拠能力があるとされています。また、当事者ではなく第三者が電子署名を行う簡易的な電子契約も、法的に有効という見解を政府は示しています。今後は政府と民間企業との契約にも使用が検討されており、さらなる利用の拡大が期待されています。

ワークフローシステムについて

社内における照査・承認のプロセスには「ワークフローシステム」が使われます。
ワークフローシステム内で契約の申請・照査といった手続きをすべてオンライン上で行うことができ、
 - 手渡しでの書類回付が不要になり決裁時間短縮
 - 時間、場所、使用するデバイスにとらわれない作業や承認依頼
 - 承認が今どこまで進んでいるかといった承認プロセス見える化
が可能になります。
Uni-ContRactでは、eValueNS、POWER EGGなどの各種ワークフローシステムに対応します。また、対応するワークフローシステムは順次追加する予定です。
契約管理とは
契約管理には、契約書や契約関連書類のドキュメント管理の側面と、内容・締結状態・有効期限などの契約内容管理の側面があり、管理を適切・効率的におこなうことで締結・更新漏れを原因としたリスクの回避ができるほか、契約ステータスや契約書確認の際の効率が改善します。
Uni-ContRactとの連携で、契約関連書類の保存がワークフロー内に一元化・可視化されるため、こうした契約管理の利便性も向上します。

よくあるご質問(FAQ)

Q1. Uni-ContRactは、ワークフローシステム、電子契約システムそれぞれ何に対応しているのか

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A1.2021年1月31日現在、ワークフローシステムは「POWER EGG」「eValueNS」電子契約システムは、「WAN-Sign」「Agree」「DocuSign」に対応しています。

Q2. 「WAN-Sign」「Agree」「DocuSign」以外の電子契約システムへの連携は可能か

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A2.現在連携できる電子契約システムは「WAN-Sign」「Agree」「DocuSign」のみとなりますが、ワークフローシステム側でAPI連携が可能な場合、別途カスタマイズで連携することは可能です。対応する電子契約サービスは順次追加予定です。

Q3. ワークフローシステムや電子契約システムの導入支援も含めて、日本ユニシスから提案可能か

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A3.システムを提供するパートナー企業と連携の上、提案します。

Q4. Q.Uni-ContRact、ワークフローシステム、電子契約システムを連携したPoC(Proof of Concept=概念実証)は可能か

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A4.可能です

Q5. Uni-ContRactを使って電子契約を締結する上で、取引先も電子契約システムを導入している必要はあるか

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A5.取引先は、インターネットと繋がる環境があれば電子契約システムの導入は不要です。

Q6. 取引先に応じて複数の電子契約システムを使い分けることは可能か

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A6.可能です。システム内で都度、利用する電子契約システムを選択することができます。

Q7. Uni-ContRactはAWS(Amazon Web Services)上でも稼働できるか

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A7.2021年1月31日時点では、Microsoft Azureのみの対応となっております。

日本ユニシスと一緒に契約プロセスのDXを推進しませんか?

日本ユニシスでは、すでにPOWER EGG、eValueNSといったワークフローシステムを導入しているお客さまへの提案はもちろんのこと、これからペーパーレスに取り組もうと考えているお客さまへ、ワークフローシステムや電子契約サービス導入まで含めた総合的な提案も可能です。
また、自社の対外書類電子化推進やテレワーク全社展開を通じて得た知見や、様々なお客さまのデジタル化を支援してきた実績を元に、お客さまの現状をヒアリングし、地に足の着いた現実的な脱ハンコ&ペーパーレスへの移行プランを提案します。
日本ユニシスは、Uni-ContRact、電子契約サービス、ワークフローシステムを通じて
契約締結プロセスデジタル化の完成を支援します。

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