総合文書管理システムは、内部情報の効率的活用、行政の透明性、事務の効率化を目指したソリューションです。地方公共団体の多様な文書管理の方法や規模に対応できる、きめ細かな機能を備えており、電子自治体におけるシステム連携の中核として位置づけられます。
システム構成
特長
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文書管理の効率化
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紙文書と電子文書との混在環境を前提に、事務の効率化を実現します。
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手続きの統一化、情報の共有が可能になります。
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開かれた行政へ
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文書本体の積極的情報提供や、組織的に用いられる文書全体の公開が可能となります。
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住民の開示請求内容の管理ができるようになります。
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最新のIT環境への対応
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長期的保存文書の原本性を確保するための技術的対応をしています。
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Webシステムによる運用負荷軽減と操作性の向上を実現しています。
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標準的なシステム間連携手順「Webサービス」によりオープンな連携を実現します。
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主な機能
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地方公共団体が共同で調査、検討された仕様に基づいた開発
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文書の多様な管理方法や運用に対して適用可能なシステム。
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文書のグループ運用を基本とし、相互の審査やフォローが可能。
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各種例外処理に対応。
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地方公共団体特有の文書管理機能を実現
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文書事務に関わる役割に応じた各種機能の提供。
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意思決定履歴や更新履歴の管理。
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各種保存替え、書庫管理、廃棄の運用に対応。
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管理権限の多様性と組織運用の柔軟性に対応
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文書単位に役割権限および共用権限の設定が可能。
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組織や分類に有効期限を設定し、予約登録や遡り処理・検索に対応。
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意思決定の迅速化を支援し、履歴やコメント等の管理機能を持つ電子決裁システム。
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導入効果
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文書事務の効率化
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紙文書及び電子文書を一元管理し、庁内の情報共有を促進。
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文書のライフサイクル全体を対象とした、プロセスの記録を説明可能。
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テンプレートや既存文書の再利用による、起案作成の効率化と高質化。
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並行処理や決裁状況の確認機能などにより、意思決定の迅速化が実現可能。
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執務環境の大幅な改善
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電子文書主体の管理で、紙文書が大幅に削減され省スペース化が実現。
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文書情報が電子的に一元管理されるため、管理負荷が軽減。
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