コラム ‐ ERPシステムとは？
意味やERPパッケージ導入のメリット・デメリットをわかりやすく解説

ERPシステムとは

ERPシステムとは、わかりやすく説明すると、業務に関わる情報を一か所に集約し効率化を図るシステムのことです。そもそもERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業の持つ資源を一か所に集めて有効活用する“考え方”のことを指します。その考え方をシステムに反映したのがERPシステムで、ERPパッケージや業務統合パッケージと呼ぶこともあります。

ERPシステムを導入していない企業の場合、以下のようなシステムを別々に導入しているケースが多いです。

• 経理システム
• 案件管理システム
• 営業管理システム
• 販売管理システム など

これらのシステムが個々に分かれて担当者が使用する仕組みになっていると、システム同士で連携を取って情報管理をしなければいけないデメリットがあります。しかし、ERPシステムなら上記の分かれたシステムを一つのシステム内に集約できるため、システムごとに分かれていた担当部門を一か所にまとめることが可能です。

基幹システムとの違い

基幹システムとは、その名の通り基幹業務を管理するシステムのことで、基幹業務には販売管理や生産管理、財務会計などさまざまな業務があります。ERPシステムと基幹システムでは、対象となるシステム範囲が違うため、どちらのシステムを導入すべきか悩んでいる場合には、それらの違いを正しく理解しておく必要があります。

ERPシステムは、基幹システムを全て統括したようなシステムをイメージするとわかりやすいでしょう。基幹システムは、経理管理システムなど個々のシステムのことを指し、ERPシステムはそれら全てを集約できるシステムのことを指します。基幹システムの詳細については以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

詳細は「基幹システムとは？意味や種類・機能・ERPとの違いをわかりやすく解説」こちらから

グループウェアとの違い

グループウェアとは、企業内の情報共有やコミュニケーションの円滑化を図るツールのことです。ERPシステムは基幹業務を効率化することを主に置いたシステムで、グループウェアは従業員同士のコミュニケーションの活性化を主としたツールとなっております。

ERPシステム内にもコミュニケーションを活性化する機能が組み込まれているケースは多いですが、基本的には別物と考えておいた方が良いでしょう。

グループウェアは情報共有とコミュニケーションの効率化に最適となっているため、業務を効率化するツールと組み合わせることで他部門との連携も効率化し、さらなる効率化が図れます。そのため、ERPシステムとグループウェアを相互利用するケースが多いです。

つまり、すでにグループウェアを導入している場合にはERPシステムを導入することで、基幹システムとグループウェアの両方を含めたシステムに変更するようなイメージになります。

ERPシステムでできること

ERPシステムでできることは、企業内の業務をシステム内に集約することです。業務をERPシステムに集約することで、人・モノ・金・情報の全てを同一システム内で管理できるため、結果的に全ての業務を効率化できます。また、ERPシステムに企業の資源を集約すると、以下のようなことが実現するでしょう。

【ERPシステムでできること】

• 他の業務との連携がリアルタイムでできる
  経理と営業のように別部門の業務だとしても、それぞれ共通する部分があります。ERPシステムを導入すれば、結果的にそれぞれの部門の担当者も同一システムを利用することとなるため、連携がしやすくなります。
• グループ会社も共通で導入すれば、グループ内で同じ情報を共有できる
  「ERPシステムを同時利用できるのは企業内だけ」といった縛りは無いため、同一のERPシステムをグループ企業同士で共有しあって使用すれば、システム内の情報を効率よく共有できます。
• 法改正などに対して柔軟な対応ができる
  経理業務や人事業務などでは法改正等によって、処理方法の変更などが定期的に発生します。ERPシステムに業務が集約していれば、個々の業務システムではなく、ERPシステムの修正を実施し、負担を最小限に柔軟な対応ができるようになります。

つまりのところ、別々で管理していたシステムを一つのERPシステム内にまとめることができて、その結果上記のような効果が得られるのです。

ERPシステムを導入するメリット

以下では、ERPシステムを導入するメリットを解説します。メリットを確認して自社に導入する価値があるのかどうかを検討してみてください。

【ERPシステムを導入するメリット】

• 煩雑な情報管理の解消
• 集計・分析業務の簡略化
• 生産性の向上
• 経営・事業の判断の迅速化
• 内部統制の対応強化

ERPシステムを導入することで、別々に管理されていた情報をシステム内に集約することが可能です。これにより、集計や分析業務などさまざまな業務の効率化が図れて、結果的に生産性の向上に繋がります。

また、情報を集約すれば同一システム内での情報確認が簡単にできるようになります。これにより、経営や事業への情報の反映が迅速化し、円滑な判断に繋げることも可能です。

煩雑な情報管理の解消

企業内の情報をERPシステム内に集約できるため、情報管理が効率化します。例えば、受注案件に関する情報を他部署へ展開する場合、従来なら営業管理ツールでまとめたものを必要な部署へ個々に展開する必要がありましたが、ERPシステムなら他部署の担当者もシステム内で同一情報を確認できるため、わざわざ展開する必要が無くなります。

どんな業務においても情報の共有は重要なポイントですが、その分だけ手間や負担も大きくなりがちです。ERPシステムを導入すれば手間や負担を減らすことができるだけでなく、情報を活用した業務の効率化も図れるでしょう。特に営業の場合は、受注状況や経理状態など幅広く情報を確認しなければいけないケースが多いため、ERPシステムの恩恵が大きくなると言えます。

集計・分析業務の簡略化

ERPシステムを導入することで、システム内にさまざまな情報が集約するため、それらを活用した分析がしやすくなります。在庫状況、経理状況、受注状況、販売実績など、これらの情報をERPシステムでは一元管理できるため、それぞれのデータを活用した分析を効率よく実施可能です。

もし、ERPシステムを導入せずに別々のシステムを使用している状態だと、システムの製造元が違えば情報の整理方法が違うため共有が難しいですし、分析に必要な情報を細かく入手できない可能性もあります。場合によっては一から別システムに分析用の情報を打ち込まなければいけない可能性もあるでしょう。

このように非効率な作業を効率化・簡略化できるのがERPシステムです。

生産性の向上

ERPシステムによって情報共有が簡易化し、システム間・部門間を跨いだ情報共有や業務連携が無くなるため、無駄な労力を削減可能です。無駄な労力を削減することで、結果的には業務効率の向上にも繋がるため生産性の向上が図れます。場合によっては、ERPシステムを導入することで担当者一人当たりの管理する業務の数を複数に増やすこともできるでしょう。

情報が集約することで部門間の連携が円滑化し、生産効率の向上に繋げられる点はERPシステムの特に注目すべきメリットと言えます。

経営・事業の判断の迅速化

経営・事業における判断を迅速にできるかどうかは、企業の舵取りをするうえで重要なポイントです。判断を下すためには、企業内にあるいくつもの情報をまとめ上げなければいけません。

ERPシステムなら、企業内の情報を集約するだけでなく、それらの情報を可視化・分析することもでき、経営の判断を下す際に役立つ情報を的確にピックアップできます。複数のシステムから情報を集める必要が無いため、迅速かつ効率的に情報をまとめ上げることができるでしょう。

必要な情報を必要な時に素早く抽出できる点が、ERPシステムのメリットです。

内部統制の対応強化

ERPシステムを導入することで、内部統制の対応強化が図れます。例えば、ERPシステムでは受注から販売までの全てのプロセスを一元管理できるため、業務プロセスの中で情報を隠蔽することや不正に繋げることが難しくなります。

企業の透明性を高めるには、できる限り情報を集約して、情報を公開しやすい環境を構築することが重要です。これを実現するのにERPシステムは最適で、全ての情報をシステム内で可視化してしまえば、必要な情報を迅速に公開することも容易になりますし、改ざんもしにくくなります。

さらに、システムを利用するのは一人ではなく、複数の担当者が並行して利用することがほとんどであるため、他者からの目も向けることができ、不正や改ざんがしにくい環境を構築することが可能です。

ERPシステムを導入するデメリット

ERPシステムのメリットを確認したら、あわせてデメリットも確認しておきましょう。デメリットを確認することで、ERPシステムを導入するリスクについても正しく理解することができます。

【ERPシステムを導入するデメリット】

• 自社に最適なシステムの選定が難しい
• 複数のコストが発生する
• 使う人の教育が必要になる

一概にERPシステムと言っても、その種類はさまざまです。システムによっては対応していない機能もあるため、自社が必要とする効果が得られないこともあるでしょう。

また、ERPシステムは特定の機能を得るためだけに導入するのには適しておらず、一連のプロセス全体を包括できるようなシステムを求めている場合に高いコストパフォーマンスを発揮します。そのため、導入して無意味な結果とならないよう、慎重なシステム選定が必須です。

自社に最適なシステムの選定が難しい

ERPシステムは基本的にパッケージで販売されています。ゼロから自社に必要な機能だけピックアップしていくような仕組みをしているわけでは無いため、パッケージに合わせたシステムの選定が必要です。場合によっては、必要とする機能が備わっているシステムが見つからないことも考えられます。

さまざまなシステムがある中から自社に最適なシステムを見つけるためには、自社が必ず必要としている機能、もしくは優先的に効率化を図りたい部分に必要な機能が何なのかを明確にしておくことが重要です。そうすることで選定効率が高まります。

また、ERPシステムには大体の業務をカバーできる統合型のものや、必要なシステムを組み合わせられるコンポーネント型などがあるため、そういったことも踏まえつつ比較検討してみるとさらに選定効率が上がるでしょう。

複数のコストが発生する

ERPシステムにかかるコストは主に以下のものが挙げられます。

【ERPシステムにかかるコスト】

• 導入費用
• 既存のシステムからのデータ移行費用
• サーバー管理等のランニングコスト
• 拡張機能が必要になった場合の追加費用
• システムの利用方法を覚える際の研修費・人件費

ERPシステムは、「導入したらすぐに完了」という訳にはいきません。既存のシステムをERPシステムに統括する場合は情報を移行しなければいけませんし、他にも、システムの利用方法を覚えるための時間も確保しなければならないでしょう。

大前提として、コストがかかること自体が悪いと述べているわけではありません。自社に最適なERPシステムを導入することができ、結果として業務効率化など高い成果を得られればそのコストは十分に投資する価値があると言えます。

問題は、思うような成果が得られなかった場合で、もし成果が得られなければ無駄な投資をしたことになり、導入に携わった従業員から不評を得ることにも繋がりかねません。このような事態を防ぐためにも、システム選定は念入りに行ないましょう。

使う人の教育が必要になる

コストの内容でも触れましたが、ERPシステムを導入した際には利用する担当者の教育が必要です。操作方法を覚えるペースは担当者の力量によって異なってくるため、企業側はコストを抑えるためにできる限り操作性に優れたシステムを導入することが求められます。

もちろん、機能を踏まえた比較検討も必要となってくるため、操作性だけを重視して選ぶことは難しいです。操作性、機能などさまざまな視点で選定しなければいけない点も、ERPシステムのデメリットと言えるでしょう。

また、担当者の教育という面では、操作方法だけに限らず利用方法についても教育が必要です。情報が集約するERPシステムは、悪意を持って利用されれば不正や改ざん、漏洩に繋がる可能性が十分に考えられます。そういったことが無いように利用時のルールを作成し、それを担当者に正しく把握させるといった教育もしなければいけません。

ERPシステムの種類

ERPシステムにはクラウド提供型とオンプレミス型の２種類があります。それぞれの特徴、メリット・デメリットは以下の通りです。

クラウド提供型は、企業の規模やセキュリティ体制、カスタマイズの必要性などによってはオンプレミス型の方が適している場合もあります。オンプレミス型の場合は初期費用が必要となりますが、自社に合わせたカスタマイズで効率を最大限まで高めることも可能です。

一方でクラウド提供型は、カスタマイズの自由度は低いものの、機能がシンプルなため操作しやすいものが多いため、導入後の教育費用を比較的抑えられます。また、法改正などがあった際には提供元がそれに合わせてアップデートしてくれます。そのため、自社の負担を全体的に抑えられるのがクラウド提供型の強みです。

ERPシステムの導入事例

ERPシステムについての内容をある程度把握したら、続いては実際に導入した事例について確認してみましょう。導入事例を確認することで、実際に自社に導入した際のイメージを明確にできるはずです。以下では、３社様の導入事例をご紹介します。

【ERPシステムの導入事例３選】

• 食品卸商社 A社様
• 半導体関連商社 B社様
• 製造業 C社様

食品卸商社 A社様

食品卸商社A社様では、本社・支社・関係会社毎の個別システムであったため、以下のような課題がありました。

既存のシステムでは、独自の環境を構築していましたが、結果的に、維持・管理が困難、グループ全体で利用するのに適していない、そもそもシステムを効率よく活用できていない、といった問題が発生していました。

しかし、ERPシステムを導入することで以下のような効果が得られました。

• コスト削減
  ・分散していたシステムの集約による費用削減
  ・在庫の共有化による削減
  ・システム運用/保守コスト
  ・事務要員の抑制
  ・システム拡張、変更のコストが大幅に減
• 統合データベースとリアルタイム処理による業務運用の一貫性が保障され、業務処理効率が大きく向上
• 支店、グループ会社ごとの採算とグループ全体の採算が早期に把握できる（決算短縮）
• 業務が標準化され、属人性が排除された
• 情報活用の幅が拡がった（トップ、管理者、現場ごとの活用）
• インターネット環境のみで利用できるメリットの享受（モバイル環境での利用、利用範囲の拡大 など）

既存のシステムで対応していた業務を最適化し、過度な負担を削減、そして、さらなる効率化の達成によって既存情報の活用範囲の拡大にも成功しました。

半導体関連商社 B社様

半導体関連商社B社様では、ERPシステムを導入する以前に以下のような問題がありました。

• 企業合併によるシステム統合（販売系、財務系）
• 営業生産性の向上
• 営業の事務作業の効率を上げ、セールス活動の時間への展開
• セールス活動における顧客情報の共有化、リアルタイム分析の実現
• 仕入（発注）の自動化による人員の有効シフト
• 経営環境の変化に対応できる柔軟かつ拡張性のあるシステム構築
• 月次決算→日次決算
• 全社一括損益管理→部門別損益管理等の実現

合併によって別々のシステムが同一企業内に混在する形となってしまい、その結果、企業内の業務内容等の情報を把握するのが難しくなってしまったようです。また、単純に庶務的業務にかかる時間が多いという課題点もあり、業務全体の効率化を必要としている側面もありました。

ERPシステムを導入したことで、全てのシステムを統括することが実現し、全社業務の把握が容易となりました。さらにさまざまな機能により、庶務的な業務の効率化が図れて、営業活動に使える時間の生み出しにも成功しています。

B社様は営業活動が最も重要な業務となっており、そこに時間を割けない従来までの状態は致命的なものでした。しかし、システムを導入することでそれらは解決し、時間を有効に使うことが実現しています。

製造業 C社様

製造業C社様では、システムを導入する以前に以下のような問題がありました。

• 現行のシステムが古く、プログラムメンテナンス人材の確保が困難
• システム改善要求に対応できない
• 内部統制に有効な機能が不足している
• マスターコード体系が複雑化
• システム拡張性に欠如

このような課題をもつ既存の基幹システムをERPシステムに置き換えた事例で、ERPに置き換えることで下記のような効果を狙っていました。

• 既存業務プロセス見直しのための業務改善を実現
• 業務の効率化・迅速化を実現
• 戦略立案に資する各種管理分析機能の強化
• 事業環境・戦略変化への柔軟性対応
• 予算・スケジュール・品質管理の徹底

実際に導入すると、社内の仕組みが統一されて業務改善を実現、月次決算処理の迅速化の実現、といった効果が得られています。また、拡張性の高いシステムを導入したこともあり、自社にマッチした機能を組み込んで最適化している点も刷新によって得られた効果の一つです。

中堅企業向けERPソリューション『Hybrish』

ここまでのERPシステムに関する解説を踏まえて、本記事でおすすめするERPシステム『Hybrish』をご紹介します。導入するシステムをまだ決めかねている方は、ぜひ参考にしてみてください。

『Hybrish』はBIPROGYが開発した、中堅企業向けERPソリューションパッケージになります。ベースには財務会計と管理会計があり、販売、生産管理等さまざまな業務に対応できるのが特徴ですい。

『Hybrish』は基本モジュールと拡張モジュールを組み合わせて自社にマッチしたシステムを構築できる強みがあり、幅広いユーザーに利用してもらいやすい作りになっております。

また、利用においては「ライセンス基本モデル（5ユーザ）＋追加ユーザライセンス」というライセンス体系を採用しており、ユーザ数の範囲内であれば自由に追加コスト無しで利用できるため、グループ会社との併用も可能です。

ライセンス基本モデルは以下の３種類のモデルがあるため、自社の形態に合わせて最適化できます。

自社に完全にマッチしたERPシステムを導入したい方は『Hybrish』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

ERPシステムとは、わかりやすく説明すると、業務に関わる情報を一か所に集約し効率化を図るシステムのことです。営業管理システムや経理システムなどの基幹システムを利用している企業におすすめのシステムとなっており、導入することで一つのシステム内に業務を集約できます。

ERPシステム内に業務を集約するということは、それらに付随する情報や人、金、モノも合わせて集約することを意味します。これにより、システム間の連携時に発生していた負担を軽減することができるだけでなく、業務効率の向上にも繋げることが可能です。

基幹システムを複数運用しており、効率の悪さを感じることが少しでもあるなら、ぜひERPシステムの導入を検討してみてください。